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企画書や報告書の書き直しをゼロに!「読みやすい文章」の書き方入門

カテゴリー
ビジネス
投稿日
2016年10月7日
文章の書き方

メール、資料作り、報告書など、ビジネスにおいて文章を書く機会はたくさんあります。でも、書くたびに上司から修正を指示されたり、イマイチ伝えたいことが伝わっていなかったり…そんな悩みを抱えている人は多いと思います。今回はライターのトリトさんに、「文章の書き方の基本」をまとめてもらいました。

こんにちはトリトです。最近「文章を書くのが難しい、書き方がわからない」という話を若いビジネスマンの方からよく聞きます。そこでいつもとは趣向を変えて、僕が先輩ライターから教えてもらったことや今まで勉強したことに、新たに調べた内容を加えて、読みやすい文章の書き方をご紹介したいと思います。

「読みにくい文章」には「読みにくい理由」がある

みなさんが普段読みにくいと感じる文章の特徴として、主なところでは、「メッセージがわからない」「話があちこちに飛んでまとまりがない」「表現がまわりくどい」などがあるのではないでしょうか。

つまりこれらの読みにくさの原因を解消すれば、文章力をアップさせることができそうですね。

格段に読みやすくなる文章の書き方8ステップ

それでは具体的に、文章が読みにくい原因を取り除くためのステップを紹介します。慣れないうちは、このステップのとおりに書くと分かりやすいのではないでしょうか。

①まず「伝えたいこと」を箇条書きで明確に

伝えたいこと

「何を伝えたいか」これは文章を書く上で一番大事なことだと言えるでしょう。会話の場合は、この部分が多少漠然としていても相手が汲み取ってくれることが期待できますが、文章は情報をまとめているので、何を伝えたいかを明確にすることが必要とされます。

ここを疎かにすると、せっかく書いた文章を修正することになったり、読み手に何が言いたいか伝わらなかったりします。文章を書き始める前に、伝えたいことを箇条書きにすると分かりやすくなるとともに、要・不要を整理することができ、後々の手間を省けます。

②伝えたいことを念頭に置きながら「構成」してみよう

構成

ビジネスであれば個性よりも内容の伝わりやすさが需要なので、オーソドックスな、結論→理由→具体例→まとめという順で書く「プレップ法」が良いでしょう。この文章構成方法は、簡潔で訴求力を持った文章を作成できると言われています。

伝えたいことが複数ある場合は、ちょっとコツが必要です。結論やまとめに含まれないことや、関連性が薄いことは、新たな文章として別に書きましょう。そのほうがすっきりして読みやすい構成にできます。送信・送付も時間を空けたほうが賢明です。

③「主語・述語」の対応を気にしながら書く

主語・述語

ご存知のように主語は動作や状態の主体を指します。述語は主語がどんな動作をしているかや、どのような状態であるかを説明する言葉です。主語・述語を近づけて書くことを意識すると、まとまりのある文章になります。

分かりづらいと思ったら、一文ごとに主語+述語を最初に書き、その後にそれを補足するための説明や理由という、基礎的な英語の文法をイメージして書いてみると良いかも知れません。表現は後でも変えられるので、伝えたい内容をストレートに書きましょう。

④ 「具体的」に書く

具体的

ビジネス文章は簡潔な分かりやすさが求められます。難しい単語や抽象的な表現は内容を難解にするとともに、間違った用い方をすると不要な恥をかいてしまうこともあるので、慎みましょう。あまりに拙い文章も信頼を得られない可能性があります。ご注意を。

文章に数値や固有名詞を入れると、比較的簡単に具体的になります。読み手がよく知っているモノ・コトに例えるのも良いですね。「とても」「すごく」などは、お礼状などで感情を表現する場合は有効なこともありますが、通常は控えるのが良さそうです。

⑤「~ということ」「~というとき」を極力減らそう

ということ
出典:gatag ※著作者:j0sh (www.pixael.com)

「~ということ」「~というとき」は、文章のリズムを整えるのに重宝するので何かと便利に使ってしまいがちですね。無意識に書いてしまう人も多いのではないでしょうか。しかしこれらは読み手に冗長な印象を与えやすく、多用するのはおすすめできません。

またやや口語的な、ビジネスの文章としてはそぐわない響きもあるので、どうしてもこれらの言葉を使う必要がある場合を除いて、極力利用しないほうが良いと思います。「~といった状態」「~といった状況」と書き換えると、少しはすっきりしそうですね。

⑥「助詞」の連続に注意

助詞

ウェブの文章や小説では、「わたしの友人のAさんの病状が」といったように、わざと助詞を連続させて、状態の急変や話者の気持ちの乱れを表現することもありますが、ビジネス文章で助詞を短い間隔で連続使用すると、軽薄な印象を持たれてしまうことがあります。

目安として、3つ以上同じ助詞が続くのを避けるようにしてみましょう。同じように、~です。~です。など、同じ語尾が続いてしまうのもあまり読みやすい文章とは言えません。体言止めを使うのも難しいと思うので、です・ますを交互にしてはいかがでしょうか。

⑦「接続詞」を上手に使って読者を引き込もう

接続詞

一見なにげなく使われている印象のある接続詞ですが、文章や段落間のつながりをスムーズにするだけでなく、筆者がその文章を読んだ人の気持ちをあらかじめ想定し、その感情を読者に喚起させるという、演出的な効果も持ち合わせています。

特に「しかし」「ところが」といった逆接の用法は、強いメッセージを伝えるのに有効だと言えます。ですが、あまり使いすぎるとくどくなってしまうので注意してください。無くても意味が通ることも多いので、推敲のときに省けるかどうかを考えてみましょう。

⑧ 装飾しよう

装飾

ビジネスでは時候の挨拶など、本題とは別のところで気を遣わなくてはいけない部分もありますね。慣れないうちはこれらの装飾的な文章もどうしたら良いか分かりづらいと思います。そういったときは、インターネットで用例を調べて利用してしまいましょう。

例文集はお詫びやお見舞い、結びの言葉などにも役立ちます。また、ビジネスでは相手との距離感が大切なので、いつまでも慇懃な文面だと読み手に無礼な印象を与えてしまうかもしれません。良く分からないときは、最後に信頼できる人に確認してもらってください。

※参考:時候の挨拶/季節の挨拶/挨拶文/季語-書き出しと結び[2016版]

⑨「音読」して読点の場所や行間を決める

音読
出典:gatag ※著作者:Thomas Leuthard

最後に仕上げとして、書き終えた文章を声に出して読むことをおすすめします。とくに長い文章では途中で趣旨がずれてしまうこともあるので、音読はそれを確認するのにも役立つでしょう。

読点は、息を継ぐ箇所にを入れると覚えておくと分かりやすのではないでしょうか。また行間は、話が変わるときや重要な内容の前後など、目立たせたいところに用いてみてください。

ビジネス文章の基礎体力をつけるために、とにかく書きまくろう

いくら基礎を理解しても実践しなければ上手になりません。わざわざ時間を取るのが面倒なら、ツイッターなどのSNSを使うときにちょっと意識してみるとか、日記を書くなどはいかがでしょうか。

また、書いた文章は誰かに読んでもらって、何を伝えたいかが分かりづらい部分を指摘してもらうと上達が早くなります。たくさん書いてミスを減らし、修正などで余分な時間を取られないようにしたいですね。

この記事の記者

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著者プロフィール
若いころにはステージスタッフの仕事をしながらバックパッカーとして東南アジアやヨーロッパを周遊、今は落ち着いて東京近郊でのんびりウェブライター。