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もう無理、仕事終わらない…そんな時に使いたいタスク管理ツール5選

カテゴリー
ビジネス
投稿日
2016年9月28日
タスク管理ツール
出典:gatag ※著作者:Aurimas Adomavicius

仕事の効率とは何で決まると思いますか?一番重要なのは時間の使い方です。行き当たりばったりで、その場その場で計画を立てていてはいつまでたっても仕事は進みません。「誰が」「いつ」「どこで」「何の」業務を行うのかを皆で共有し、コントロールする必要があります。

それにうってつけのツールがタスク管理ツールです。機能が豊富な物から、少し変わり種まで様々なタスク管理ツールがありますが、その中でも厳選して5つご紹介します。

そもそも「タスク管理」はどこまでやるべきなのか?

タスク管理をどこまでやるのかという問いに対して答えを出すのは意外に難しいものです。例えば、新卒すぐの若手にあれこれと業務を指示しても、それをこなしきれない可能性があります。そういった若手には「何時までにこの業務をこなす」というシンプルなスケジュールが無難です。

タスク管理を細分化すると「to doを抜け漏れなくリスト化」し、「各業務の所要時間を記録」し、「業務の優先順位をつけ」、「各業務の開始時間と終了時間を決め」、「実際の終えた時間を記録する」など。しっかりとPDCAサイクルを回していくことがタスク管理の本来の意味です。さらに現代では、自分のタスクだけではなくチーム単位での共有も重要になってきます。

しかし、これをどこまでやるべきという問いに対して答えを出すのは意外に難しいものです。例えば、新卒すぐの若手にあれこれと業務を指示しても、それをこなしきれない可能性があります。そういった若手には「何時までにこの業務をこなす」というシンプルなスケジュールが無難です。つまり、タスク管理をする人の「段階」に応じてどこまでやるかを決める必要があるのです。

そこで便利なのが「タスク管理ツール」。タスク管理ツールのメリットは、その機能の多寡によって、それぞれの人やチームにふさわしいスケジュール管理が出来る事です。

タスク管理が苦手な人向けのツール5選

今回は、タスク管理の初級編として、「やるべきこと」を「いつまでにやるか」に焦点を当てた編集部オススメのツールを5個紹介します。

多機能で使いやすい「Todoist」

Todoist
出典:No Second Life

Todoistの主な機能
・サブタスク(タスクの階層化)
・サブプロジェクト(プロジェクトの階層化)
・タスクの共有と割当
・通知(メールなどで通知)
・日付(締め切り日などを設定)
・定期的な予定の設定
・リアルタイム同期機能
・優先度の設定
・生産性の視覚化(グラフで視覚化)

以上がTodoistの無料版の機能です。無料版とは思えない豊富な機能が魅力です。年額¥3500でプレミアム版にアップグレードすれば、さらなる機能が追加され使い勝手が向上します。Todistの魅力はご紹介した通り、その機能の豊富さで個人でもグループでも使えるのではないでしょうか。

iOS版アプリ
Mac版アプリ

チームで仕事するならWrike

Wrike
出典:Wrike

Wrikeの主な機能
・タスクの階層化
・タスクの進捗設定
・他のメンバーがタスクを見る事ができる
・タスクにコメントが出来る
・ダッシュボードをカスタマイズできます
・カレンダー表示
・日本語対応(1部英語)

Wrikeはチームでプロジェクトなどを遂行するにあたりとても有効なツールの1つです。名だたる企業が利用していて、amazon、Google、Adobe、PayPalなどが利用しています。リアルタイムでチームの状況、仕事の進捗が把握できるためコミュニケーションもスムーズに運びます。

締め切りなども可視化され、わかりやすく表示されるところもいいところ。優先順位も可視化され、チームとしての連携も無駄なく運ぶことにつながるでしょう。情報が一か所に集約されて、それをみんなで共有することで目標に向かって皆が邁進できる、チームにとっては欠かせないツールです。

Wrike

無料でとことん使うなら「Producteev」

Producteev
出典:SEKAI LAB TIMES

producteevの主な機能
・ネットワーク、プロジェクト、タグで分類
・タスクの閲覧制限(同じネットワークに招待したものでないと閲覧できない)
・タスクの更新の通知
・タスクの更新履歴

「Producteev」は日本語対応はしていませんが、そのほかの期待にすべて答えてくれるツールです。日本語対応ではないですが、日本語で入力はできますので慣れてしまえば使いやすいと思います。

なんといっても見やすいタスク表示が最大の魅力で、タスクの内容が一目でわかり、タスクの一覧やカレンダーなどもプロジェクトごととユーザーごとにまとめて表示できるので把握がとても容易です。

PCブラウザ、iPhone、ipad、ipod touchなどのiOSアプリやAndroid端末、Mac専用のアプリまで揃っています。どんなハードをお持ちの方でも利用が出来ますし、ハードを変更しても困らない点も利点です。他のサービスの無料プランだとプロジェクト数に制限があったり、サブタスクが使えなかったりしますが、そういう制限もありません。

Producteev

Chromeをお使いの方なら「Trello」

Trello
出典:Trello

TrelloにはChrome限定ではありますが拡張機能があります。もともとTrelloは日本語対応ではありませんが、Chromeの拡張機能を使うと日本語でTrelloを使用することが出来ます。

このツール最大の特長は、プロジェクトをボード機能を使い分けて管理出来ること。よく使うボードには☆マークを付けてわかりやすくしたり、前面に表示させることが出来ます。その他、スクリーンショットを貼ったり、エクセルに書き出したり、通知機能を使用することも可能。Chromeを利用されている方はTrelloの利用をお勧めいたします。

Trello

萌え萌え美少女とタスク管理できる「Todo Girl」

Todo Girl
出典:Gigazine

最後に、少し変わり種のツールをひとつ。

Todo Girlは萌え美少女がフルボイスで可愛い声に応援されながらタスクを完了させていくツールです。楽しみながらタスクを管理したいという個人にはいいのではないでしょうか。時間によって背景も刻々と変化します。個人でタスク管理を楽しみながら行う方におすすめです。

Todo Girl

まずはシンプルなツールでシンプルにタスク管理を!

タスク管理ツールを上手く使いこなすコツはいきなり細かいところまで作りこまないことです。始めはシンプルにいつからいつまでに業務をこなすぐらいでいいと思います。細かく作りすぎて1つでも予定が狂うと、辞めてしまう原因になります。少しづつ自分のペースをつかんでから、少し余裕があるぐらいのタスク管理がポイントです。

最低限自分が何をするのか、いつまでにその業務をするのかを徹底的に管理するのが第一ステップ。ここでご紹介したツールはそれにピッタリです。始めは無理せず、自分に合ったツールを見つけることで、業務の効率は格段に上がるはずです。慣れてきたらチームでの業務にも取り入れてみると、プロジェクトが円滑に進むでしょう。