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はじめての接待前に読みたい!基本的なマナーを解説

カテゴリー
ビジネス
投稿日
2016年6月29日
接待のマナー

マンガやドラマで見るような「いかにも」な接待は、昔に比べたらかなり減っているようです。ですが、仕事上親交のある人との酒席の機会は今でもありますから、普段経験していないだけにそういった場面で戸惑うこともあるのではないでしょうか。今回はこういった「仕事飲み」における基本的なマナーについて解説します。

接待成功のカギは「事前準備」が8割

接待は、先方にこちらに対して良い印象を持ってもらうことで関係を良好にし、仕事をスムーズに進めることを目的にして行うと言えます。そしてこういった効果を考えた場合、大切なのは事前準備です。デートでお酒を飲む時と同じで、「いかに準備するか」で接待の成否は大きく左右されますから、「先方リサーチ」「店選び」「流れの確認」「店との連携」をとくに大事にしましょう。

もてなす相手を知ることから接待は始まる

接待の基本マナー

接待というと気乗りしない人も多いかもしれませんが、デートの時間を楽しく過ごすため「心配り」、あるいはホームパーティーを開いたときの「おもてなし」と考えれば、サービス精神旺盛な人なら自分の腕を見せるチャンスですし、そうでない人でもプレッシャーは少なくなるのではないでしょうか。

接待(=心配り・おもてなし)で大切なのは、先方の好み、例えば食べ物の好き嫌いなどの基本情報をしっかりとリサーチしておくことです。直接プライベートにかかわる話ができる関係を、普段から先方と築いておくことが望ましいですが、知り合って間もないなど状況的に難しいときは、先輩や上司に聞いておきましょう。

接待で使う店選びは、遊び慣れた先輩に聞け

マナーとしての接待のお店

「遊び慣れた先輩」は接待で使える良質な店をたくさん知っているはずです。先方の基本情報を伝えて、それに合った店をチョイスしてもらうと良いでしょう。職場の先輩ならこういったこともスムーズにできますが、傾向が似てしまい、自分らしさがなくなるデメリットもありますから、学生時代の先輩で別業種に就いている人と交流を持っておくのも良いかも知れません。新しく立ち上げられた会社や部署では、適任の先輩がいないこともありますから、そのときはインターネットや書籍で探すのも一案です。

いずれにしても接待で使う店には必ず一度は足を運んで、店の雰囲気などを把握しておきましょう。

大まかな流れと当日話す内容くらいは押さえておこう

接待で話す内容

接待を自分ひとりですることはほぼ無いと考えられます。大抵の場合、主として上司が会話を担当して、任せられるのは、注文や会計などの細々としたことではないでしょうか。この場合、当日何時に店に入るのかから始まって、全体を把握するのは困難ではありませんが、ベンチャー企業のようにほぼ対等な立場で構成される職場では、誰が場を仕切るのかなども含めて、それぞれ何を担当するか事前に決めておき、スムーズに接待できるよう心がけましょう。

会話に参加するときは、あらかじめ何を話すか理解しておくとともに、想定される受け答えや、その他に自分から話題にできることを用意すると、安心して接待に臨むことができます。

当日、お店と連携するために接待相手の事前情報を伝えておこう

接待のお店との連携

接待というとどうしても先方と自分たちとの関係だけに終始してしまいがちですが、上手な接待を考えたときに意外と大事なのが「お店との連携」です。 例えば、誰に一番気を遣うべきか(最も目上なのは誰か)、先方に対してやってはいけないことや気をつけて欲しいことなどをお店に伝えて、協力してもらうと良いでしょう。

接待の連携は当日急にはできませんから、先ほど書いた店の下見の際に、オーナーや従業員の様子を確認しておくのも重要な点です。あまり融通が効かなそうなら避けたほうが無難と言えます。またこの時点で、店で決定権を持つ人と面識をもっておくの忘れないようにしましょう。

【これだけは覚えておこう】当日気を付けるべき接待のマナー

接待には独特のマナーがあります。当日恥をかかないように準備する意味もありますが、その後の先方との関係を良いものにするためにも、基本的なマナーを確認しておきましょう。ここに書いたことがスムーズに出来るようになれば、接待の初歩的なマナーは身についていると考えて良いと思います。

食事中に気をつける接待のマナー

接待の食事

「席次」は先方へ敬意を払う意味でとても重要ですから、ぜひマスターしておきましょう。基本は接待を受ける側が上座(部屋の出入口から最も遠い席)、する側が下座(同近い席)です。 部屋の奥に行くほどその会で重要な役割を持つ人の席になります。

また、ほとんどの接待では飲食を伴いますから食事のマナーも重要です。洋食などの一般的なマナーの他に覚えておきたいのは次のようなことです。

・和食の席では案内役を除いて先に着席してお迎えする。
・料理は「どうぞ」と一声かけ、先方が口をつけてから食べる。
・お酒は先方のグラスが空になる前に追加できるように準備する。
・会計は食事が終わる前にさりげなく済ませておく。
・先方が帰路につく際にはお礼の言葉を添える。

手土産は「必要な場合」のみ用意

接待の手土産

最近は過剰な接待を避ける傾向にあるので、毎回必要ではないですが、たとえば、先方の会社が○周年にあたるときや、担当者の誕生日、結婚が近いときなど、企業・個人を問わず相手方の記念日となるタイミングには、ちょっとしたプレゼント(手土産)を渡すと喜ばれるでしょう。

費用は、対象が会社なら5000円~8000円、個人なら2000~3000円程度がちょうど良いと思われます。何気ない会話の中で情報を引き出す、職場の先輩やインターネットからリサーチするなどしてサプライズを演出できれば、接待上手として評価されるはずです。

接待のお礼メールは当日に送るのがマナー

接待のお礼メール

仕事上のやりとりをメールで行うことも一般的になったので、接待の席でも積極的に活用したいですね。ここでは接待を受けたときのお礼メールのマナーを解説します。 お礼メールを送るタイミングとしては、接待の後、お互いの姿が見えなくなってから相手が帰宅するまでの時間帯が良いですが、お酒が入っているときなどは次の日の午前中でも差し支えないでしょう。

このときお礼の言葉と一緒に、下に挙げた「6W2H」のような具体的な内容を添えると、感謝の気持ちがよく伝わり、印象に残るメールになります。
6W2H:When(いつ)、Where(どこで・どこけ)、Who(誰が)、Whom(誰に)、What(何を)、Why(なぜ・なんのために)、How(どのように)、How much(いくらで)

どうせやるなら、心の距離も近づく接待を

接待と聞くといかにも仕事上の行為で堅苦しく感じることも多いかと思います。ですが、あくまで人と人がより親密になるための機会であることを忘れないようにしましょう。 そしてせっかくなら、接待を機に先方の担当者の人となりを知れたり、自分のことを知ってもらえるような、実りある接待を心がけましょう。